عارضه یابی سازمانی

عارضه یابی سازمانی


سرآمد شدن یک سازمان، فرایند پیوسته ایست که با برنامه ریزی و هدف گذاری آغاز می شود و در طول مسیر با ارزیابی های مداوم با توجه به اهداف از پیش تعیین شده، نواقص و نارسایی ها مشخص شده و با اصلاحات لازم، حذف موانع و تقویت نقاط قوت انجام می شود.
درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن که با عنوان عارضه نامیده می شود، اقدامی حیاتی در فرآیند پیوسته فوق الذکر است.
در بسیاری از مباحث مدیریتی، سازمان به بدن انسان تشبیه می شود، چرا که سازمان نیز یک موجود پویا و زنده است. همانطوری که پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است و هر چه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبودها و فرایند درمان موثرتر خواهد بود، در مورد ایجاد اصلاحات وحرکت به سوی رشد و پیشرفت سازمان نیز انجام فرایند عارضه یابی همین حکم را دارد و با انجام این فرایند سعی در یافتن معضلات و تنگناهایی داریم که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر بهبود باشند.

انجام فعاليت عارضه يابي به عنوان گام اوليه در تعريف اقدامات لازم براي توسعه ظرفيت مديريت و نظام هاي مديريتي و اصلاح عملكرد سازمان فعاليتي بسيار ضروري و گامي از يك پروژه استراتژيك در سازمان است.

مهم ترين کارکردهای انجام عارضه یابی سازمانی عبارتند از:
• شناسایی علل تأخيرات پروژه هاي سازمان
• محاسبه شاخص هاي بهره وري و سودآوري
• تعیین ميزان بهره وري سازمان و كاركنان
• تحليل دقيق ساختار، فرآيند اهداف و استراتژي هاي سازمان و بهبود آنها
• تعيين نقاط قوت و ضعف و اولويت بندي مشكلات
• عارضه يابي منابع انساني، ارگونومي و محيط كار
• شناسايي و تحليل محيط موجود براي بررسي عملكرد سازمان
• تعيين راهكارهاي علمي حل مشكلات
• تعريف آموزش ها و پروژه هاي كاربردي و كاهش هزينه هاي آموزش هاي غير مؤثر
• جلوگيري از اتلاف منابع مالي سازمان در پروژه هاي غير كاربردي
عارضه یابی سازمانی حرکتی نیست که الزاماً منجر به یافتن یک حقیقت محض در مورد یک مجموعه شود. البته باید توجه شود که عارضه یابی یک سیستم تجویز نسخه هم نیست. به بیان دیگر ، هدف از عارضه یابی، ایجاد یک فهم مشترک و همه جانبه در مورد یک سیستم است تا بر اساس آن، امکان تصمیم گیری در خصوص لزوم ایجاد تغییرات در سیستم و همچنین موضعی که نیاز به انجام تغییرات دارد، روشن شود.
عارضه یابی سازمانی زمانی انجام می شودکه متولیان آن سازمان ، باستناد شاخصه هایی ، متوجه ناکارآمدی در مجموعه می شوند. این تشخیص چنانچه با ارادة اصلاح و بهبود همراه باشد ، منجر به انجام فرآیند عارضه یابی خواهد شد. در انتهای عارضه یابی، طراحی گزینه های موجود جهت انجام اقدامات اصلاحی آغاز می گردد.

استقرار چرخه بهره وری


ایجاد بستری مناسب در جهت پیاده سازی:



نخستین قدم در بهبود بهره وری در سازمان مورد مطالعه، هدایت آن به سمت ارزیابی منطقی از فرصت ها و تهدیدات شرایط محیطی و نقاط قوت و ضعفی است که در آن سازمان وجود دارد. در مرحله بعد بایستی آن دسته شاخص هایی برای اندازه گیری موفقیت سازمان تعیین گردد که مدیریت سازمان رسیدن به آن شاخص ها را جزء اهداف و ماموریت خود می داند. بررسی های صورت گرفته در جهت ایجاد پیش زمینه های استقرار چرخه مدیریت بهره وری نوعی از داده کاوی می باشد که سطوح مختلف سازمانی را در بر می گیرد تا بتوان نتیجه صحیح را از این بررسی به دست آورد. از آن جا که افزایش بهره وری پدیده ای می باشد که در اثر هماهنگی کلیه واحد ها به دست می آید، در همین راستا می بایست تمامی سازمان و بخش های آن مورد بررسی قرار گیرد.
معرفی متدولوژی اجرای پروژه
راه حل های زیادی برای برنامه ریزی و اجرای پروژه های بهبود عملکرد بهره وری در سازمان ها وجود دارد. حرکت در راه های بهبود بهره وری مانند حرکت به وسیله یک ماشین از نقطه ای به نقطه دیگر است که می¬تواند از راه های مختلف صورت گیرد. اگر سیستم برنامه ریزی و بهبود بهره وری به خوبی طراحی شود پایه ای مطمئن برای بهبود عملکرد بهره وری سازمان ها می باشد.
نکته اساسی این است که مستقل از نوع مدل انتخابی می بایست موارد زیر را در نظر گرفت:

1- برای بهبود بهره وری باید درک مناسبی از تغییرات شرایط محیطی سازمان ، فرصت ها و تهدیدات و نقاط قوت و ضعف سازمان در ارتباط با اهداف و ماموریت های آن داشت.

2- لازم است آشنایی و آگاهی کامل به متدولوژی انتخاب گردیده وجود داشته باشد.

3- بهبود بهره وری باید در همه اجزای سازمان (بایک نگاه فرایندی ) که به صورت سیستماتیک به هم مرتبطند، انجام پذیرد.

4- مشارکت و تعهد همه مدیران در همه سطوح و رده های سازمانی در برنامه ریزی و اجرای بهبود بهره وری ضروری است.

5- لازم است همه مدیران در تمامی رده های سازمان با فرآیند بهبود بهره وری آشنا باشند و به انجام آن ایمان و باور داشته باشند.